Tips para administrar mejor el tiempo


...

19 de Abril de 2016 a las 13:10

Me gustaría que el día tenga 48 horas, estoy lleno de cosas y nunca alcanzo a terminar mis tareas… Son frases comunes en los chilenos, debido a la mala organización del tiempo, entre otras cosas. Es por eso que acudimos Tomás Berlinger, Gerente de Gestión Operacional de Latam Airlines Group S.A, CEO de NextAction y representante en Chile de GTD (Getting Things Done), método de productividad desarrollado por David Allen, que ha sido aceptado mundialmente como una de las metodologías más eficientes de organización personal.

Para que nos de unos consejos de cómo podemos ser más productivos con el tiempo que disponemos. Los invitamos a disfrutar de esta interesante entrevista, que nos ayudará a ser más eficientes con las tareas que tenemos en el día a día.

¿Qué fue lo primero que entendiste cuando empezaste a especializarte en métodos para administrar mejor tu tiempo?

 Lo primero que entendí es que el tiempo no se puede administrar, simplemente está y pasa tan rápido que no nos damos cuenta. Lo que sí podemos administrar, es a qué le queremos dedicar nuestro tiempo.

Ésta es la gran diferencia entre el enfoque de Getting Things Done vs otros métodos de administración del tiempo.

¿Cómo elaboro una lista de prioridades para el día?

Durante el día podemos escoger qué pendientes queremos resolver. La prioridad la determina el contexto, el tiempo y los  recursos disponibles (en ese orden).

Con respecto al primer punto (Contexto), el ejemplo es el siguiente: ¿Podré imprimir una factura, si es que, estoy todo el día en terreno? La respuesta es no, ya que, el contexto o lugar, determina en primer orden lo que puedes hacer y lo que no. 

Con respecto al tiempo disponible, si es que solo me quedan 10 minutos para terminar la jornada laboral, ¿Qué es preferible hacer? ¿Comenzar a trabajar en una presentación o responder algunos correos pendientes? Claramente la segunda opción es mejor, para no dejar a medias una tarea.

En tercer lugar dejamos los recursos disponibles, como por ejemplo si es que tenemos o no tinta en la impresora para imprimir un documento que necesito.

 La mejor estrategia no es armar una lista para el día. Tenemos muchos pendientes en la vida y en el trabajo. ¿Cuál es el mejor pendiente a resolver ahora? Esa es la pregunta.

¿Cómo me enfoco en cumplir todas las tareas que tengo pendientes?

Sacando una a una. Decidiendo de acuerdo a contexto, tiempo y recursos. 

¿Cuáles son los errores más frecuentes de las personas, al no cumplir con las tareas y plazos correspondientes?

El error más frecuente es no clarificar el pendiente. Éste se basa en la pregunta: ¿Cuál es la mejor siguiente acción para resolver el pendiente? El siguiente paso físicamente visible para avanzar hacia el objetivo. 

Por ejemplo: en varias listas de pendientes que he visto, aparece "renovar pasaporte". Esa es una tarea imposible de ejecutar. Lo que sí puedes hacer, es meterte a la página del registro civil y pedir una hora. Eso sí es fácil de hacer. Ésta es una de las razones, por la que la lista de pendientes que tienes actualmente es muy difícil de resolver. Si no hay tareas clarificadas, es probable que lo que haces hoy, no funcione. 

¿Cuáles son los factores internos y externos que influyen en la distracción y no cumplimiento de las metas?

Los objetivos. Tener claridad en las metas y cosas que quieres lograr. Las empresas por ejemplo, son muy buenas determinando una lista de proyectos que hay que ejecutar para alcanzar las metas. ¿Cuántas personas conoces que tienen listas de proyectos?, muchas pero lo único que te separa de no cumplirla eres tú mismo.

¿Nos puedes dar algunos tips para hacer más productivo el tiempo?

Dedica tu tiempo a lo que realmente le quieres dedicarlo. No hay una receta o cronograma mágico. Tu solo eres productivo (o te sientes productivo), cuando haces lo que te propusiste hacer. Como todos somos distintos, arma tu cronograma, y cúmplelo. 

¿Existen cosas que se pueden hacer en tiempo muerto para aumentar la productividad? (Auto, micro, metro, entre otros).

No existen los tiempos muertos. Solo existe la imposibilidad de ejecutar cosas en algunos lugares. Aprende a usar todo tu tiempo. Por ejemplo sacar llamados pendientes en la micro, responder mail con tu celular, leer un libro en el metro, en


 Compartir por email